Docum.pl pozwala na prowadzenie ewidencji korespondencji, obiegu dokumentów oraz danych o klientach przez Internet.
Załóż konto i uzyskaj dostęp przez Internet do swoich pism, umów, regulaminów i innych dokumentów.
Nieprzerwany dostęp do Twoich dokumentów - każdego dnia i o każdej porze, niezależnie od miejsca pobytu.Docum to wspaniałe narzędzie we współpracy:
Pełna ewidencja informacji związanych z obsługą klienta
Rejestracja korespondencji w Docum.pl jest bardzo prosta, a dzięki wykorzystaniu bazy kontrahentów - szybsza niż w tradycyjny sposób. Ponadto ułatwia codzienne czynności, w szczególności poprzez automatyczne adresowanie kopert,
wydruki nalepek adresowych,
obliczanie opłat pocztowych.
W programie możliwe wydruki dziennika korespondencji oraz list podpisania odbioru.
Dostęp do bieżącej informacji czy dany dokument został otrzymany / wysłany oraz gdzie jest przechowywany oryginał.
Dotrzesz do treści dokumentu analizując załącznik.
W przypadku większej firmy dowiesz się czy dany dokument został odebrany przez wskazaną osobę oraz kiedy została wysłana odpowiedź. Wyszukanie dowolnego dokumentu jest szybkie i proste - może być wykonane przy zadaniu takich kryteriów jak kontrahent, opis, numeru dokumentu, data lub rodzaj.
Przesyłki do wielu kontrahentów zarejestrujesz poprzez założenie kampanii, w której wprowadzisz wszystkich odbiorców oraz materiały, które zostały do nich wysłane (jak ulotka, folder czy list). Dzięki tworzonym kampaniom w łatwy i szybki sposób będziesz mógł:
Wszystkie zarejestrowane w Docum.pl dokumenty są zawsze dostępne z dowolnego urządzenia jak komputer, tablet, smartfon. Dzięki temu, prowadząc negocjacje, rozmowy handlowe, przeprowadzając analizy czy będąc na delegacji, możesz w dowolnej chwili zapoznać się z historią wszystkich, wysłanych do danego klienta, dokumentów.
Docum.pl umożliwi Ci szybkie odnalezienie danych klienta, takich jak np:
W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów - osobno dla każdego sekretariatu - a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie. Dzięki pracy przez standardową przeglądarkę internetową, sekretariaty mogą być oddalone od siebie terytorialnie a jednocześnie pracować na tej samej bazie danych.
Program Docum.pl możesz testować bezpłatnie, bez zobowiązań przez okres 2 miesięcy*.
W ramach promocji otrzymasz:
Po upływie okresu próbnego możesz kontynuuować pracę bez utraty wprowadzonych danych lub zrezygnować z konta – bez żadnych dodatkowych opłat i zobowiązań.
W okresie użytkownania konta Docum.pl użytkownicy uzyskują:
Praca online w systemie Docum.pl umożliwia udzielenie wsparcia serwisowego bezpośrednio na danych klienta.
Rozpoczynając pracę z systemem Docum.pl nie ponosisz żadnych kosztów wdrożenia systemu ponieważ otrzymujesz dostęp do konta online gdzie program jest gotowy do działania od pierwszego zalogowania. Tym samym nie ponosisz kosztów wdrożenia systemu związanych z infrastrukturą sprzętową czy też instalacją oprogramowania i baz danych.
Przez cały czas korzystania z usługi Docum.pl otrzymujesz wsparcie techniczne - telefoniczne i mailowe. Dodatkowo nie martwisz się o aktualizację programu - program jest uaktualniany na bieżąco, w godzinach nocnych bez wpływu na ciągłość pracy. Nie martwisz się także o utratę danych spowodowaną awarią sprzętu ponieważ dane przechowywane są w chmurze (na serwerze) i na bieżąco wykonywane są automatycznie kopie zapasowe Twoich danych.
Dodatkowe usługi oraz szkolenie pracowników rozliczane jest według stawki godzinowej. Istnieje również możliwość indywidualnych adaptacji programu do wymagań klienta. Przyjazd specjalistów następuje po uprzednim ustaleniu terminu spotkania i jest rozliczany według stawki godzinowej.
Dziennik korespondencji pozwala na rejestrację pism przychodzących i wychodzących we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Każde pismo może zostać dodane do Kancelarii z wieloma oznaczeniami w tym przede wszystkim z oznaczeniem korespondenta, którego dotyczy, tematu i treści, sygnatury sprawy i szeregu innych. System daje możliwość podpinania załączników pod dodawane pisma (w tym skanów pism).
Rejestry kancelaryjne są to katalogi ("segregatory"), w których gromadzone są dokumenty danego typu. Każdy rejestr kancelaryjny zakładany jest przez użytkownika stąd może on samodzielnie określić, który rejestr będzie do czego wykorzystywany. Typowymi przykładami tworzonych przez użytkowników rejestrów są: rejestr umów, rejestr faktur przychodzących, rejestr faktur wychodzących, rejestr kart gwarancyjnych, rejestr korespondencji wewnętrznej, rejestr rozmów telefonicznych, rejestr ofert, rejestr zapytań ofertowych. Są to tylko przykładowe rejestry - każda jednostka może założyć takie, których potrzebuje z punktu widzenia specyfiki prowadzonej działalności.
Istnieje możliwość przekazywania korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
Dostęp do usługi realizowany jest za pomocą zabezpieczonego, szyfrowanego protokołu https. Każdy firma posiada swój indywidualny adres usługi, pod którym użytkownicy danej firmy logują się swoim loginem i hasłem. W samej Kancelarii natomiast wprowadzonej zostały zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych użytkowników do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
System pozwala na dodanie do każdego wprowadzanego pisma wielu załączników w postaci dokumentów tekstowych czy graficznych. W ten sposób w łatwy sposób do wprowadzonego do systemu pisma można dodać zeskanowany dokument czy ilustracje zdjęciowe.
System daje możliwość przeprowadzenia różnorakich analiz wprowadzonej dokumentacji. Można je prowadzić dwojako: — w postaci selekcji na liście – na ekranie komputera, — w postaci zestawienia, które można wydrukować. Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – przykładowo po korespondencie, temacie, zakresie dat.
W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji. Możliwe jest adresowanie kopert poprzez wydruk nalepek adresowych bądź nadruk na kopertach. System daje możliwość obliczania opłat. Specjalny filtr ‘dla listonosza’ pozwala śledzić, które przesyłki zostały już wysłane, a które jeszcze oczekują na nadanie – pozwala także kontrolować, do której korespondencji zażądano zwrotnego potwierdzenia odbioru i czy takie potwierdzenie do firmy już dotarło. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
CRM czyli zarządzanie kontaktami z klientami, pozwala na rejestrację wszystkich kontaktów z klientem, organizacją. System został tak zaprojektowany, że pozwala pracownikom przekazywać sobie działania, które mają zostać podjęte w celu obsługi klienta (np. polecenie kontaktu, wysyłki, polecenia z zakresu sprzedaży jak fakturowanie, ofertowanie, przyjęcie zamówienia oraz inne). System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.
Baza korespondentów to zbiór wszystkich podmiotów jak firmy, osoby, organizacje, instytucje, z którymi była prowadzona korespondencja. Dzięki gromadzeniu danych o korespondentach w jednym katalogu w bazie możliwe jest proste wprowadzanie kolejnych pism a także analiza prowadzonej korespondencji.
Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.