Elektroniczny sekretariat

Zarządzaj dokumentami online


biuro

Nowoczesny sekretariat

Docum pozwala na prowadzenie ewidencji korespondencji, obiegu dokumentów oraz danych o klientach przez Internet.

  • prowadzenie książki podawczej (ewidencja treści pism i dokumentów),
  • wydruki dziennika korespondencji,
  • podpisanie odbioru,
  • dostęp do danych kontrahentów, rozmów, warunków.
biuro

Współpraca on-line

Załóż konto i uzyskaj dostęp przez Internet do swoich pism, umów, regulaminów i innych dokumentów.

Nieprzerwany dostęp do Twoich dokumentów - każdego dnia i o każdej porze, niezależnie od miejsca pobytu.

Docum to wspaniałe narzędzie we współpracy:

  • sekretariatów, oddalonych oddziałów,
  • dyrektorów i handlowców,
  • zarządzających i właścicieli.
biuro

CRM
zarządzanie kontaktami z klientami

Pełna ewidencja informacji związanych z obsługą klienta

  • Ewidencja rozmów, zapytań, ofert, ustaleń.
  • Planowanie i kontrola wykonania zadań.
  • Wsparcie korespondencji seryjnej.
Rozbudowana baza kontaktów gromadzi dane na temat instytucji i firm, dane teleadresowe, osoby do kontaktu, powiązania z innymi jednostami.

Pięć powodów dlaczego warto korzystać z Docum


1. Ułatwisz sobie codzienną pracę

Ewidencja korespondencji

Rejestracja korespondencji w Docum jest bardzo prosta, a dzięki wykorzystaniu bazy kontrahentów - szybsza niż w tradycyjny sposób. Ponadto ułatwia codzienne czynności, w szczególności poprzez automatyczne adresowanie kopert, wydruki nalepek adresowych, obliczanie opłat pocztowych.
W programie możliwe wydruki dziennika korespondencji oraz list podpisania odbioru.


2. Natychmiast uzyskasz informacje

Treść i historia dokumentów

Dostęp do bieżącej informacji czy dany dokument został otrzymany / wysłany oraz gdzie jest przechowywany oryginał.
Dotrzesz do treści dokumentu analizując załącznik.
W przypadku większej firmy dowiesz się czy dany dokument został odebrany przez wskazaną osobę oraz kiedy została wysłana odpowiedź. Wyszukanie dowolnego dokumentu jest szybkie i proste - może być wykonane przy zadaniu takich kryteriów jak kontrahent, opis, numeru dokumentu, data lub rodzaj.


3. Szybko zarejestrujesz przesyłkę do wielu kontrahentów

Kampanie

Przesyłki do wielu kontrahentów zarejestrujesz poprzez założenie kampanii, w której wprowadzisz wszystkich odbiorców oraz materiały, które zostały do nich wysłane (jak ulotka, folder, list czy ulotka reklamowa). Dzięki tworzonym kampaniom w łatwy i szybki sposób będziesz mógł:

  • powtórzyć kampanię do tej samej grupy odbiorców,
  • dowiedzieć się jakie materiały były wysyłane w ostatnich okresie,
  • komu wysłany został dany folder,
  • jakie materiały zostały już przekazane klientowi.


4. Nikt Cię nie zaskoczy

Dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie

Wszystkie zarejestrowane w Docum dokumenty są zawsze dostępne z dowolnego urządzenia jak komputer, tablet, smartfon. Dzięki temu, prowadząc negocjacje, rozmowy handlowe, przeprowadzając analizy czy będąc na delegacji, możesz w dowolnej chwili zapoznać się z historią wszystkich, wysłanych do danego klienta, dokumentów.

Docum umożliwi Ci szybkie odnalezienie danych klienta, takich jak np:

  • dane teleadresowe,
  • dane o pracownikach, zajmowanych przez nich stanowiskach, telefonach i e-mailach,
  • dane o jednostkach powiązanych.


5. Połączysz nawet 10 sekretariatów

Współpraca online bez barier terytorialnych

W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów - osobno dla każdego sekretariatu - a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie. Dzięki pracy przez standardową przeglądarkę internetową, sekretariaty mogą być oddalone od siebie terytorialnie a jednocześnie pracować na tej samej bazie danych.

Szybki start

  1. Załóż konto - otrzymasz od nas indywidualne dane do logowania.
    Pierwsze 2 miesiące za darmo! Wypróbuj bez zobowiązań!

  2. Zaloguj się z dowolnego urządzenia - pracuj na komputerze, tablecie, smartfonie.
    Sprawdź wersję demonstracyjną online.

Pakiety cenowe

50 zł netto

60 zł netto

100 zł netto

Najczęściej wybierane przez klientów

małe firmy

biura rachunkowe
agencje projektowe
średnie firmy

instytucje i urzędy


Ilość użytkowników w cenie

3

16,66 zł / użytkownik

5

12,00 zł / użytkownik

10

10,00 zł / użytkownik
Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Podział uprawnień i klasyfikacja według rejestrów
Ewidencja awarii, działań serwisu, ofert
Baza kontaktów (dane teleadresowe, osób do kontaktu)

PROMOCJE

Darmowy okres próbny bez zobowiązań

Program docum możesz testować bezpłatnie, bez zobowiązań przez okres 2 miesięcy*.

W ramach promocji otrzymasz:

  • konto, na którym udostępniony jest program docum.mobi,
  • możliwość wprowadzania własnych danych.

Po upływie okresu próbnego możesz kontynuuować pracę bez utraty wprowadzonych danych lub zrezygnować z konta – bez żadnych dodatkowych opłat i zobowiązań.

Docum program do prowadzenia elektronicznego sekretariatu online

Pomoc serwisowa
Wsparcie techniczne

biuro

Wsparcie techniczne

W okresie użytkownania konta docum użytkownicy uzyskują:

  • dostęp do materiałów szkoleniowych - instrukcji obsługi, samouczków, tutoriali,
  • dostęp do serwisu zdalnego,
  • pomoc techniczną - telefoniczną bądź poprzez e-mail, dotyczącą:
    • obsługi programu, współpracy z przeglądarkami i urządzeniami zewnętrznymi,
    • merytoryki działania programu, jego funkcjonalności i konfiguracji.

Zdalna pomoc

Praca online w systemie docum umożliwia udzielenie wsparcia serwisowego bezpośrednio na danych klienta.


Wdrożenie i usługi
Sposoby rozliczeń

biuro

Brak kosztów wdrożenia podstawowego

Rozpoczynając pracę z systemem docum nie ponosisz żadnych kosztów wdrożenia systemu ponieważ otrzymujesz dostęp do konta online gdzie program jest gotowy do działania od pierwszego zalogowania. Tym samym nie ponosisz kosztów wdrożenia systemu związanych z infrastrukturą sprzętową czy też instalacją oprogramowania i baz danych.

Opieka serwisowa

Przez cały czas korzystania z usługi docum otrzymujesz wsparcie techniczne - telefoniczne i mailowe. Dodatkowo nie martwisz się o aktualizację programu - program jest uaktualniany na bieżąco, w godzinach nocnych bez wpływu na ciągłość pracy. Nie martwisz się także o utratę danych spowodowaną awarią sprzętu ponieważ dane przechowywane są w chmurze (na serwerze) i na bieżąco wykonywane są automatycznie kopie zapasowe Twoich danych.

Usługi dodatkowe

Dodatkowe usługi oraz szkolenie pracowników rozliczane jest według stawki godzinowej. Istnieje również możliwość indywidualnych adaptacji programu do wymagań klienta. Przyjazd specjalistów następuje po uprzednim ustaleniu terminu spotkania i jest rozliczany według stawki godzinowej 120 zł / godzinę pracy.


Kluczowe funkcje systemu docum

Elektroniczna ewidencja poczty

Rejestracja w dzienniku korespondencji

Madar 7 w chmurze

Dziennik korespondencji pozwala na rejestrację pism przychodzących i wychodzących we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Każde pismo może zostać dodane do Kancelarii z wieloma oznaczeniami w tym przede wszystkim z oznaczeniem korespondenta, którego dotyczy, tematu i treści, sygnatury sprawy i szeregu innych. System daje możliwość podpinania załączników pod dodawane pisma (w tym skanów pism).

Indywidualnie tworzone rejestry dokumentów

Madar 7 w chmurze

Rejestry kancelaryjne są to katalogi ("segregatory"), w których gromadzone są dokumenty danego typu. Każdy rejestr kancelaryjny zakładany jest przez użytkownika stąd może on samodzielnie określić, który rejestr będzie do czego wykorzystywany. Typowymi przykładami tworzonych przez użytkowników rejestrów są: rejestr umów, rejestr faktur przychodzących, rejestr faktur wychodzących, rejestr kart gwarancyjnych, rejestr korespondencji wewnętrznej, rejestr rozmów telefonicznych, rejestr ofert, rejestr zapytań ofertowych. Są to tylko przykładowe rejestry - każda jednostka może założyć takie, których potrzebuje z punktu widzenia specyfiki prowadzonej działalności.

Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących

Madar 7 w chmurze

Istnieje możliwość przekazywania korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.

Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób

Madar 7 w chmurze

Dostęp do usługi realizowany jest za pomocą zabezpieczonego, szyfrowanego protokołu https. Każdy firma posiada swój indywidualny adres usługi, pod którym użytkownicy danej firmy logują się swoim loginem i hasłem. W samej Kancelarii natomiast wprowadzonej zostały zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych użytkowników do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.

Dołączanie załączników do wprowadzanych pism

Madar 7 w chmurze

System pozwala na dodanie do każdego wprowadzanego pisma wielu załączników w postaci dokumentów tekstowych czy graficznych. W ten sposób w łatwy sposób do wprowadzonego do systemu pisma można dodać zeskanowany dokument czy ilustracje zdjęciowe.

Analizy i selekcje

Madar 7 w chmurze

System daje możliwość przeprowadzenia różnorakich analiz wprowadzonej dokumentacji. Można je prowadzić dwojako: — w postaci selekcji na liście – na ekranie komputera, — w postaci zestawienia, które można wydrukować. Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych kryteriów – przykładowo po korespondencie, temacie, zakresie dat.

Ułatwienia w zarządzaniu wysyłką poczty tradycyjnej

Madar 7 w chmurze

W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji. Możliwe jest adresowanie kopert poprzez wydruk nalepek adresowych bądź nadruk na kopertach. System daje możliwość obliczania opłat. Specjalny filtr ‘dla listonosza’ pozwala śledzić, które przesyłki zostały już wysłane, a które jeszcze oczekują na nadanie – pozwala także kontrolować, do której korespondencji zażądano zwrotnego potwierdzenia odbioru i czy takie potwierdzenie do firmy już dotarło. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.

CRM i Sprawy

Rejestracja kontaktów z klientami

Madar 7 w chmurze

CRM czyli zarządzanie kontaktami z klientami, pozwala na rejestrację wszystkich kontaktów z klientem, organizacją. System został tak zaprojektowany, że pozwala pracownikom przekazywać sobie działania, które mają zostać podjęte w celu obsługi klienta (np. polecenie kontaktu, wysyłki, polecenia z zakresu sprzedaży jak fakturowanie, ofertowanie, przyjęcie zamówienia oraz inne). System dla wygody użytkownika daje możliwość przeglądania zgłoszeń w dwóch widokach - w widoku CRM i w widoku Sprawy.

Baza korespondentów

Dane o kontrahentach

Madar 7 w chmurze

Baza korespondentów to zbiór wszystkich podmiotów jak firmy, osoby, organizacje, instytucje, z którymi była prowadzona korespondencja. Dzięki gromadzeniu danych o korespondentach w jednym katalogu w bazie możliwe jest proste wprowadzanie kolejnych pism a także analiza prowadzonej korespondencji.

Kampanie

Wysyłki seryjne

Madar 7 w chmurze

Kampanie to moduł, który pozwala zarządzać masowo wysyłkami do innych firm zarówno przesyłek reklamowych jak i treści informacyjnych. Dzięki temu modułowi w łatwy sposób można wybrać odbiorców z katalogu kontaktów a następnie wykonać na tej bazie nadruki danych teleadresowych na kopertach lub naklejkach na koperty. Po zakończonej kampanii w prosty sposób można zaewidencjonować jej skuteczność.

Poznaj docum.mobi już dziś!